कार्यक्रम में उच्च शिक्षा विभाग के प्रमुख सचिव, आयुक्त, समस्त अतिरिक्त संचालक, भोपाल स्थित विश्वविद्यालयों के कुलपति एवं कुलसचिव को आमंत्रित किया गया है। कुलपति डॉ. जयंत सोनवलकर की अध्यक्षता में अधिकारी-कर्मचारियों की बैठक आयोजित कर कार्यक्रम की रूपरेखा पर चर्चा करते हुए विभिन्न समितियाँ गठित कर उनकी जिम्मेदारियाँ तय की गई हैं। उल्लेखनीय है कि इसके पूर्व भी विश्वविद्यालय द्वारा 277 शासकीय महाविद्यालयों में अध्ययन केन्द्र स्थापित किये जा चुके हैं।
