दल में शामिल विदेश मंत्रालय के सचिव डॉ. औसफ सईद, संयुक्त संचालक ब्रह्म कुमार, आकाश गुप्ता ने ब्रिलिएंट कन्वेंशन सेंटर में आयोजित बैठक में तैयारियों की समीक्षा की। बैठक में कलेक्टर मनीष सिंह, पुलिस आयुक्त हरिनारायण चारी मिश्र भी शामिल हुए। सचिव डॉ. सईद ने देश-विदेश से आने वाले अप्रवासियों के ठहरने, ट्रांसपोर्टेशन, मीटिंग स्थल, भोजन की व्यवस्थाओं के संबंध में चर्चा की।
आगे की गतिविधियों के लिए स्टीयरिंग कमेटी गठित की जाएगी। विदेश मंत्रालय तथा मध्य प्रदेश शासन के अधिकारी शामिल रहेंगे। कलेक्टर ने बताया कि कार्यक्रम में लोकल विलेज कांसेप्ट तैयार किया जाएगा। इसमें आदिवासी कला तथा ट्राइबल एक्सपर्टीज की प्रस्तुति दी जाएगी।