बैठक में निर्णय लिया गया कि ग्वालियर, देवगढ़ एवं बेहट मार्ग से आने वाले श्रृद्धालुओं के लिए पार्किग व्यवस्था पेयजल, शौचालय, मेडीकल टीम आदि की व्यवस्था जिला प्रशासन ग्वालियर द्वारा कराई जायेगी। जबकि माँ रतनगढ़ मंदिर एवं आसपास की व्यवस्था की जिम्मेदारी जिला प्रशासन दतिया की रहेगी। अधिकारियों को निर्देश दिए कि समय बहुत कम है उन्हें तैयारियों एवं व्यवस्थाओं की जो जबावदेही सुनिश्चित की गई है उसे अविलंब शुरू करें।
बैठक में निर्णय लिया गया कि 15 स्थानों पर वाहनों के लिए पार्किग की आवश्यकता होगी। जिसके लिए स्थान चिन्हित कर निजी भूमि होने पर किसानों से चर्चा कर अधिग्रहण की कार्यवाही करें और समतलीकरण का कार्य लोक निर्माण विभाग और संबंधित विभागों से कराया जाए। बैठक में उक्त जिलों के कलेक्टर ने सभी अधिकारियों को संयुक्त रूप से निर्देश देते हुए कहा कि उन्हें जो कार्य सौंपे गए है उसे पूरी गंभीरता से लें। प्रशासन एवं पुलिस अधिकारी अन्य विभागों के अधिकारियों से समन्वय बनाकर कार्य करें।
बैठक में पहुंच मार्ग के जीर्णेद्धार, पार्किग स्थल पर पेयजल व्यवस्था, क्रेन की व्यव्स्था, प्रकाश व्यवस्था आदि पर भी चर्चा की गई।
माँ रतनगढ़ माता मंदिर प्रांगण में आयोजित बैठक में दतिया कलेक्टर श्री संजय कुमार, ग्वालियर कलेक्टर श्री कौशलेन्द्र विक्रम सिंह, पुलिस अधीक्षक दतिया श्री अमन सिंह राठौर, ग्वालियर के अपर कलेक्टर श्री आशीष तिवारी, अपर कलेक्टर श्री एचबी शर्मा, मुख्य कार्यपालन अधिकारी जिला पंचायत दतिया श्री कमलेश भार्गव, अतिरिक्त पुलिस अधीक्षक दतिया श्री कमल मौर्य, अनुविभागीय दण्ड़ाधिकारी सेवढ़ा श्री अनुराग निगवाल, ग्वालियर के डिप्टी कलेक्टर श्री अशोक सिंह चौहान, डिप्टी कलेक्टर श्री प्रदीप शर्मा सहित ग्वालियर एवं दतिया जिले के संबंधित विभागों के अधिकारीगण उपस्थित थे।